Inkomende post wordt door de meeste bedrijven ontvangen in de postkamer, waarna de post wordt gedigitaliseerd en intern verspreid. Naast het inscannen van post komen er ook regelmatig postzendingen en pakketten binnen die handmatig moeten worden verwerkt. Bij handmatige postverwerking vindt er soms ook een veiligheidscontrole of screening op verdachte pakketjes en brieven plaats. Denk daarbij bijvoorbeeld aan dreigbrieven, poederbrieven of bombrieven, ook wel ‘verdachte objecten in de post’ genoemd.
Security en coderen
In het geval van fysieke postcontrole is het belangrijk dat de post door de medewerker handmatig wordt gecodeerd. Datum van binnenkomst, het eventuele tijdstip en de code van de controleur, de locatie van ontvangst of de locatie waar het poststuk naartoe wordt verstuurd; het is maar net waar het bedrijf voor kiest. Soms vindt er zelfs een dubbele veiligheidscheck plaats; zowel op het ontvangstpunt als het interne distributiepunt. Uniforme afspraken, een efficiënte werkwijze en een protocol voor eventuele incidenten is belangrijk. Veel bedrijven hebben daar heldere afspraken over gemaakt nadat er (inter)nationaal meerdere keren sprake is geweest van -de dreiging van – verdachte postpakketten.
Controleren post met codeertang
Bij handmatige postverwerking maakt de security codeertang van Rapid-do het medewerkers een stuk makkelijker. De tang heeft de mogelijkheid om drie regels in te stellen en te printen. Bijvoorbeeld de datum, met eventueel het tijdstip van ontvangst. Of het beveiligingsnummer van de controlerende medewerker, of het kamer- en etagenummer van de afleverlocatie in het gebouw. Met een simpele knijpbeweging plaatst de medewerker een sticker met de gewenste codering op het poststuk. Goed leesbaar en opvallend, naar wens zijn de stickers zelfs in eigen bedrijfskleur of met eigen logo te bestellen. Voor de ontvanger van het poststuk is de sticker een signaal van controle, betrouwbaarheid en professionele postverwerking.
Wilt u ook profiteren van de voordelen van de Rapid-do codeertang in het proces van postverwerking? Neem contact met ons op, we vertellen u graag meer.
